Wat houdt een ERP implementatie in?
Een ERP-implementatie (Enterprise Resource Planning) is het proces waarbij een organisatie een ERP-systeem invoert en integreert in haar bedrijfsprocessen. Een ERP-systeem is een softwarepakket dat verschillende bedrijfsfuncties zoals financiën, inkoop, productie, logistiek, HRM (Human Resource Management), en andere bedrijfsprocessen samenbrengt in één geïntegreerd systeem. Het doel van een ERP-systeem is om de efficiëntie te verhogen, gegevensstroom te verbeteren, en de algehele bedrijfsvoering te optimaliseren door middel van gestroomlijnde processen en betere toegang tot informatie.
Een ERP-implementatie is een omvangrijk project dat verschillende fasen omvat. Hier zijn de belangrijkste stappen:
1. Voorbereiding en planning:
- Behoefteanalyse: De organisatie bepaalt welke functies en processen moeten worden gedekt door het ERP-systeem. Dit omvat het identificeren van huidige problemen en verbeterpunten. Ook wel je eisen en wensen.
- Selectie van het ERP-systeem: Op basis van de behoefteanalyse wordt een geschikt ERP-systeem geselecteerd. Dit kan een standaardpakket zoals Odoo zijn of een op maat gemaakt systeem.
- Projectplanning: Een gedetailleerd plan wordt opgesteld, inclusief tijdslijnen, budget, benodigde middelen, en teamsamenstelling.
2. (Proces)Ontwerp:
- Procesmapping: De huidige bedrijfsprocessen worden gedocumenteerd en geanalyseerd. Vervolgens worden de nieuwe processen ontworpen, die het ERP-systeem zal ondersteunen en in welke mate er een fit is (gap-fit analyse).
- Systeemconfiguratie: Het ERP-systeem wordt geconfigureerd om de gespecificeerde bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dit omvat de inrichting van modules (instellingen), gebruikersrechten, en workflow-processen (zie als voorbeeld het logistieke proces flow in Odoo hier).
3. Data migratie:
- Gegevensvoorbereiding: Bestaande gegevens uit oudere systemen moeten worden opgeschoond, gestructureerd, en voorbereid voor migratie naar het nieuwe ERP-systeem. Dit doen wij via Excel templates die de klant eenvoudig kan vullen.
- Migratie: De voorbereide gegevens worden overgezet naar het ERP-systeem. Dit is een cruciale stap, omdat slechte datamigratie problemen kan veroorzaken na de live-gang of de implementatie bemoeilijkt en extra tijd kost.
4. Training en testfase:
- Gebruikerstraining: Medewerkers worden getraind in het gebruik van het nieuwe ERP-systeem. Dit is essentieel voor een soepele overgang en adoptie. Kan online (e-learning / partner video’s) of op je eigen (test)omgeving waar de inrichting grotendeels voltooid is.
- Testen: Het systeem wordt uitgebreid getest om ervoor te zorgen dat het correct functioneert en voldoet aan de eisen en wensen van de organisatie. Dit omvat proces tests (per App), integratietests en gebruikersacceptatietests (UAT).
5. Implementatie (Go-Live):
- Productieomgeving: Na succesvolle tests wordt het ERP-systeem in de productieomgeving gelanceerd.
- Ondersteuning: Tijdens de eerste periode na de live-gang wordt intensieve ondersteuning geboden om eventuele problemen snel op te lossen. In de eerste 3 maanden na livegang zal deze ondersteuning door uw consultant geleverd worden, daarna wordt het overgedragen aan support indien gewenst.
6. Nazorg en optimalisatie:
- Evaluatie: Na ongeveer 6 maanden wordt de implementatie geëvalueerd om te bepalen of de doelen zijn bereikt en waar verdere optimalisatie nodig is.
- Onderhoud en updates: Het systeem vereist regelmatig onderhoud en mogelijk updates om de efficiëntie te behouden en zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften. Hier komt ook de kracht van SH omgeving om de hoek kijken, zie welke vormen van hosting er zijn.
Wat zijn de uitdagingen en risico's?
ERP-implementaties zijn complexe projecten die aanzienlijke tijd, geld en middelen vereisen. Enkele uitdagingen zijn:
- Veranderingsmanagement: Medewerkers moeten zich aanpassen aan nieuwe processen en technologieën, wat weerstand kan oproepen.
- Complexiteit: Het integreren van verschillende bedrijfsprocessen in één systeem is complex en kan leiden tot onvoorziene problemen. Fasering is hier het sleutelwoord, neem niet teveel hooi op je vork.
- Kostenoverschrijdingen: ERP-projecten kunnen duurder uitvallen dan gepland, vooral als er onverwachte complicaties optreden. Wij monitoren nauwgezet de tijd die wij en de klant ermee bezig is, ook de verhouding standaard Odoo en eventueel maatwerk wordt daarin nauwlettend in de gaten gehouden, om zo het risico van kostenoverschrijding te minimaliseren.
- Tijd: Implementaties kunnen langer duren dan verwacht, wat kan leiden tot vertragingen in de bedrijfsvoering. De juiste partner met ruime ervaring als het om ERP implementaties gaat en referenten uit uw branche, beperkt u deze risico’s. Ook maken we duidelijke afspraken van wie doet wat en staat kennisoverdracht centraal.
- Onderschatting, goede voorbereiding met procesbeschrijving en vooral training en testen zijn heel belangrijke stappen die niet onderschat dienen te worden.
Een goed geplande en uitgevoerde ERP-implementatie kan echter aanzienlijke voordelen opleveren, zoals verbeterde efficiëntie, lagere operationele kosten, betere besluitvorming en een hogere klanttevredenheid.
Mocht de
complexiteit dermate groot zijn of een gap-fit analyse nog bepaalde onzekerheid
met zich meebrengen dan is een vooronderzoek of Proof-of-Concept (POC) een
goede aanpak / vervolg om deze onzekerheden weg te nemen.
Meer weten over waarom een vooronderzoek, klik hier.